КООРДИНАЦИЯ СВАДЬБЫ

Координатор на свадьбу – важный специалист на празднике

Свадебный координатор может стать вашей невидимой «правой рукой» на торжестве. Кто такой этот координатор, спросите вы. Если просто, то это менеджер вашей свадьбы, который от а до я проконтролирует ход вашего праздника, организует работу команды и решит даже нерешаемые на первый взгляд ситуации. С ним вам не придется думать о том, где фотограф, кто встретит опоздавших гостей и когда подадут основное блюдо.

Если вы хотите отпустить все тревоги и насладиться днем своей свадьбы, вам достаточно за 2 недели до него передать всю информацию об организации торжества свадебному координатору. В основные обязанности координатора от агентства «True Love» входит:

• составление поминутного плана дня и координация его соблюдения;
• работа со свадебными специалистами;
• управление оформлением (декор, флористика, аппаратура, зоны);
• контроль расстановки и сервировки столов, организации фуршета;
• встреча и рассадка приглашенных;
• помощь невесте и жениху, гостям, подрядчикам;
• соблюдение тайминга по выносу блюд, просчет алкогольных напитков;
• решение форс-мажоров;
• отслеживание чистоты на площадке;
• контроль доставки торта, подготовка к разрезанию;
• расчет со свадебными подрядчиками.

Если вам нужна еще какая-либо помощь на вашем празднике, свадебный координатор и это возьмет на себя. 

Главное отличие свадебного организатора от координатора – во времени включения в работу. Первый с нуля воплощает ваши фантазии и заканчивает свою работу перед свадьбой, второй появляется накануне и вступает с вами в свадебный день.

Как правило, на свадьбе работает два координатора, цена услуг каждого в Киеве варьируется от 4000 до 8000 грн. Но если планируется грандиозное мероприятие с большим количеством приглашенных и запланированных событий, то понадобится трое и более профессионалов. В таком случае потребуются также услуги распорядителя, который распределит задачи между ними и организует их работу. Тогда стоимость координации свадьбы составит от 8000 грн. до 15 000 грн. и выше.

Когда нужно начать подбор свадебного координатора

То, что свадебный координатор приступает к основной работе непосредственно в день Х, не значит, что выбирать его можно в последний момент. Ведь вам нужно познакомиться с ним, а ему – с вами и вашими планами. Затем ему предстоит продумать весь день до мелочей, составить тайминг и скоординировать работу команды.

Поэтому мы рекомендуем нанимать свадебного координатора минимум за месяц до праздничного дня. А если ваша церемония запланирована в разгар «горячего» сезона, стоит подбирать и бронировать специалиста как можно раньше, ведь он может оказаться занятым на вашу дату.

В пользу раннего бронирования координатора свадьбы говорит и тот факт, что он может стать незаменимым консультантом в процессе подготовки торжества.

Как выбрать свадебного координатора

Чтобы выбрать специалиста, который идеально скоординирует вашу свадьбу, нужно учитывать основные нюансы при рассмотрении кандидатур.

Во-первых, изучите портфолио и страницы в соцсетях потенциальных кандидатов. Нравится ли вам, как выглядит свадебный координатор, что он пишет о себе и своей работе. То, как он проводит свободное время, многое скажет о нем, как о человеке и о том, сработаетесь ли вы.

Во-вторых, обязательно ознакомьтесь с отзывами о его работе. Подмечайте все негативные моменты в них и делайте выводы. Не тратьте время на личное общение с не вызывающим доверия человеком.

Далее назначьте встречи понравившимся координаторам, отберите несколько альтернативных вариантов, чтобы утвердить лучший. Подготовьте информацию о вашем торжестве: концепция, площадка, количество гостей, программа и важные особенности, а также интересующие вас вопросы.

При личном общении обязательно отметьте пунктуальность, вежливость, манеру поведения и речи, заинтересованность и внимательность кандидата к деталям. Задайте себе вопрос, насколько вам комфортно с этим человеком, ведь вам предстоит близко контактировать с ним. Даже лучший из лучших в своем деле может вас раздражать просто потому, что не подходит вам как личность.

Не принимайте решение сразу после и тем более в момент встречи. Дайте себе время на размышления и трезвую оценку. Кроме личных и профессиональных качеств, вас должна устраивать цена услуг и предлагаемые условия.

Так, ваши отношения подлежат обязательному оформлению официальным договором, в котором будут предусмотрены все важные детали сотрудничества: обязанности, ответственность, порядок оплаты, непредвиденные обстоятельства и т.д.

Будьте строги и не давайте вторых шансов – если кандидат долго отвечал на сообщение или выразил недовольство, это должно стать для вас тревожным звоночком о его профессионализме.

Какие вопросы задать свадебному координатору

Чтобы не растеряться и не забыть спросить о самом главном, подготовьте заранее список вопросов для свадебного координатора. Прежде всего, вы должны выяснить:

• Опыт работы: количество и масштабы проведенных мероприятий, где он работал в Киеве и других городах, сотрудничество с организаторами свадеб и агентствами.
• Наличие собственных подрядчиков: проверенные специалисты могут пригодиться для организации вашего торжества.
• Действия при форс-мажорах: узнайте о неприятных происшествиях на координируемых им свадьбах и о том, как он с ними справлялся. Если координатор утверждает, что его свадьбы проходят «как по маслу», это повод задуматься о его честности. Придумайте форс-мажор для него и попросите предложить решения. Например, что кому-то не хватает посуды, проблемы со звуком, опаздывают артисты или между гостями завязалась драка.
• Планирование: рассказав о своей свадьбе, поинтересуйтесь, на что, по мнению координатора, следует обратить особое внимание, как он будет планировать свою работу и действовать в день мероприятия.
• Услуги: узнайте, что входит в стандартный пакет услуг, проговорите зону ответственности на вашей свадьбе. Уточняйте, выполнит ли координатор ваши особые пожелания. Обязательно спросите, будет ли заключен договор.
• Стоимость: после обсуждения окончательного бюджета, задайте вопрос, возможно ли, что придется оплачивать что-то дополнительно, и в каких случаях.

Это базовый перечень моментов, которые нужно уточнить на встрече со свадебным координатором. Добавьте важные для вас критерии и смело спрашивайте обо всем, что имеет значение для превращения вашей свадебной мечты в реальность.

Как заказать координатора на свадьбу

Забронировать услугу координации можно заранее, но приступить к активной работе свадебный координатор сможет за 2-3 недели до мероприятия, когда будет готов пошаговый план, который предстоит реализовывать.

Для бронирования специалиста необходимо: 

1. Написать запрос на почту truelove.lab@gmail.com.
2. Уточнить интересующие вопросы.
3. Указать, какие организационные моменты еще не решены.
4. Детально описать праздник.

На первой встрече мы обсудим имеющуюся информацию, выясним ваши ожидания и пожелания. Наши консультанты определят, чего не хватает в вашем идеальном плане и посоветуют, что и как нужно доделать. 

После внесения предоплаты мы подпишем договор для бронирования вашей даты.

Что важного включает в себя координация свадьбы

До дня Х координатор минимум трижды встретится с вами, чтобы согласовать каждую мелочь. Он проведет также встречи с менеджером ресторана, декоратором, ведущим и другими свадебными специалистами для обсуждения взаимодействия.

Вместе с необходимыми подрядчиками он заранее осмотрит свадебную локацию, чтобы определить ее особенности, а также место встречи гостей, расположение столов, танцпола, тематических зон.

Координатор зафиксирует и выполнит все ваши пожелания и нюансы организации, например, проверит работу светотехники и звукового оборудования после монтажа. Он также согласует с ведущим вопросы времени и наполнения мероприятия.

Координатор на свадьбу – цена услуги

Итак, мы выяснили, кто такой координатор свадьбы и что входит в круг его обязанностей, осталось лишь закрыть вопрос цены. В свадебном агентстве «True Love» работают минимум два координатора в паре: один отвечает за работу с гостями, другой – с подрядчиками. При необходимости они помогают друг другу.

Бюджет услуги координации торжества составляет от 10000 грн. за работу двух координаторов до 18 000 грн. за работу 3 координаторов и распорядителя.

Окончательная стоимость зависит от ключевых факторов:

• дата и локация свадьбы;
• количество гостей и задействованных специалистов;
• насыщенность шоу-программы;
• сопровождение утра невесты и жениха;
• необходимость в другой помощи.

Для уточнения стоимости, пожалуйста, пришлите информацию о вашей свадьбе в любом удобном мессенджере на номер +380936541186. В течении часа мы дадим ответ о нужном количестве координаторов и стоимости услуги.